Comment remplir et soumettre le formulaire SS-4 en tant qu'entreprise étrangère

Le formulaire SS-4 est la demande d'EIN (Employer Identification Number) auprès de l'IRS. Les entreprises étrangères qui font une demande sans entité américaine doivent le soumettre par fax, courrier postal ou téléphone. Cet article explique comment remplir les champs qui ne sont pas évidents pour les demandeurs non américains et comment soumettre le formulaire correctement.

Avant de commencer

Préparez les éléments suivants :

La dénomination sociale de votre entreprise telle qu'elle figure dans vos documents d'immatriculation dans votre pays
Le nom, le titre et le numéro d'identification fiscale personnelle du responsable (voir Ligne 7 ci-dessous)
Votre adresse postale aux États-Unis (celle de votre service de boîte aux lettres virtuelle)
La date à laquelle votre entreprise a commencé à vendre à des clients américains

Téléchargez le formulaire SS-4 sur le site de l'IRS. Imprimez-le ou remplissez-le dans un éditeur PDF avant de le soumettre.

Comment remplir les champs principaux

Lignes 1 et 2 : Nom de l'entreprise

Ligne 1 : Saisissez la dénomination sociale complète de votre entreprise.
Ligne 2 : Saisissez le nom commercial uniquement si votre entreprise exerce sous un nom différent de celui de la ligne 1. Sinon, laissez ce champ vide.

Lignes 4 et 5 : Adresse

Ligne 4a/4b : Saisissez votre adresse postale aux États-Unis (l'adresse de la boîte aux lettres virtuelle). C'est là que l'IRS enverra votre lettre de confirmation d'EIN.
Lignes 5a/5b : Laissez vide si identique à la ligne 4.

Ligne 6 : Comté et État

Si votre entreprise n'a pas de présence physique aux États-Unis (aucun bureau, entrepôt ou centre logistique), laissez ce champ vide.

Si vous disposez d'un établissement physique aux États-Unis (par exemple, un entrepôt ou un centre logistique tiers stockant votre inventaire), saisissez le comté et l'État où se trouve cet établissement. Notez que la présence physique dans un État y crée un nexus physique, ce qui génère des obligations de taxe sur les ventes dans cet État indépendamment de votre volume de ventes.

Ligne 7 : Responsable

Le responsable est la personne physique qui contrôle l'entreprise. Pour la plupart des petites entreprises étrangères, il s'agit du propriétaire ou d'un dirigeant.

Ligne 7a : Saisissez le nom complet de cette personne.
Ligne 7b : Saisissez son numéro de sécurité sociale américain (SSN) ou son numéro d'identification fiscale individuel (ITIN) si elle en possède un.

Si le responsable n'a pas de numéro d'identification fiscale américain, inscrivez son numéro d'identification fiscale de son pays d'origine à la ligne 7b et indiquez le pays à côté (par exemple, "FR12345678901 - France"). L'IRS accepte cela pour les demandeurs étrangers ; cela peut légèrement ralentir le traitement.

Vous pouvez également faire votre demande par téléphone (voir la section d'envoi ci-dessous), ce qui évite d'avoir à renseigner la ligne 7b.

Lignes 8a, 8b et 8c : Question sur la LLC

Si votre entreprise est une société à responsabilité limitée ou son équivalent dans votre pays (par exemple, une SARL française, une SL espagnole, une GmbH allemande, une Lda portugaise ou une BV néerlandaise), cochez "Yes" à la ligne 8a et indiquez le nombre d'associés à la ligne 8b. À la ligne 8c, cochez "No" car l'entité n'a pas été constituée aux États-Unis.

Si votre entreprise est une société par actions, une entreprise individuelle ou toute autre structure, cochez "No" à la ligne 8a et laissez 8b et 8c vides.

Ligne 9a : Type d'entité

Cochez la case correspondant à la structure de votre entreprise. Pour la plupart des entreprises étrangères, ce sera "Corporation" ou "Other" (avec une description telle que "Foreign private limited company").

Si vous cochez "Corporation", le formulaire demande le numéro du formulaire fiscal à déposer. Saisissez 1120-F (U.S. Income Tax Return of a Foreign Corporation). Notez que l'obligation réelle de déposer le formulaire 1120-F dépend de si vous avez des revenus de source américaine ou une activité commerciale aux États-Unis, ce qui est une question distincte de l'enregistrement pour la taxe sur les ventes. Pour le SS-4, indiquer "1120-F" est la réponse standard pour les sociétés étrangères.

Ligne 10 : Raison de la demande

Cochez "Other" et écrivez "Required to register for U.S. state sales tax" dans l'espace prévu. Ne cochez pas "Started new business" : cette option implique l'ouverture d'une nouvelle société aux États-Unis, ce qui n'est pas le cas d'une entreprise étrangère déjà existante qui s'enregistre uniquement pour se conformer à ses obligations fiscales sur les ventes.

Ligne 11 : Date de début d'activité

Saisissez la date à laquelle votre entreprise a commencé à vendre à des clients américains. Ne saisissez pas la date de constitution de votre entreprise dans votre pays d'origine. L'IRS demande la date de début de l'activité commerciale aux États-Unis, qui est la raison pour laquelle l'EIN est demandé.

Ligne 12 : Mois de clôture de l'exercice fiscal

Saisissez le dernier mois de votre exercice fiscal (par exemple, "December").

Lignes 13 à 15 : Salariés

Si vous n'avez pas de salariés basés aux États-Unis, saisissez "0" à la ligne 13 et laissez les lignes 14 et 15 vides.

Lignes 16 et 17 : Activité commerciale

La ligne 16 comporte des cases prédéfinies (Construction, Retail, Finance, Manufacturing, etc.). Il n'existe pas d'option Logiciel ou Services en ligne. Si vous vendez des logiciels, du SaaS ou des produits numériques, cochez "Other" et saisissez "Software / Online services" à la ligne 17.

Ligne 18 : EIN antérieur

Cochez "No" sauf si votre entreprise a déjà demandé un EIN aux États-Unis.

Comment soumettre le formulaire

Les demandeurs étrangers ne peuvent pas utiliser la procédure en ligne de l'IRS. Vous disposez de trois options :

Option A : Téléphone (la plus rapide)

Appelez l'IRS EIN International Operation au +1-267-941-1099, du lundi au vendredi, de 6h00 à 23h00, heure de l'Est. Ayez votre formulaire SS-4 complété devant vous. L'agent vous demandera les informations du formulaire et vous communiquera l'EIN avant la fin de l'appel.

C'est l'option recommandée si le responsable n'a pas de numéro d'identification fiscale américain, car elle évite toute ambiguïté concernant la ligne 7b.

Option B : Fax (4 jours ouvrables)

Envoyez votre formulaire SS-4 complété par fax à l'IRS EIN International Operation. Le numéro de fax actuel est indiqué dans les instructions du formulaire SS-4 de l'IRS sous la rubrique "Where to File or Fax". Vérifiez le numéro avant d'envoyer, car les numéros de fax de l'IRS changent périodiquement.

Joignez une page de garde avec le nom de votre entreprise et un numéro de fax pour la réponse. L'IRS vous enverra la confirmation de l'EIN par fax dans un délai de 4 jours ouvrables.

Option C : Courrier postal (4 à 6 semaines)

Envoyez votre formulaire SS-4 complété à :

Internal Revenue Service

Attn: EIN International Operation

Cincinnati, OH 45999

United States

Le délai de traitement par courrier est de 4 à 6 semaines. Utilisez un service de courrier international avec suivi et conservez votre numéro de suivi.

Ce qui se passe ensuite

L'IRS émettra votre EIN dans une lettre (CP 575). Conservez cette lettre : certains États l'exigent comme justificatif de votre EIN lors du processus d'enregistrement pour la taxe sur les ventes.

Une fois que vous avez votre EIN, vous êtes prêt à vous enregistrer pour la taxe sur les ventes dans les États où vous avez un nexus économique. Consultez Conditions pour déclarer ses impôts aux États-Unis pour une entreprise non résidente pour une vue d'ensemble.