Envoyer des factures aux clients​

Vous pouvez envoyer des factures à vos clients à tout moment. Dans ce guide, nous examinerons différentes options pour envoyer des factures à vos clients.​

Envoi automatique des factures : Accédez à la page des préférences et sélectionnez Autosend all automatic receipts and credit notes .​ Cliquez sur Save changes , et c'est tout !​

Envoi manuel des factures : Vous pouvez envoyer ou renvoyer manuellement une facture depuis la liste des factures. Il suffit d'ouvrir la facture et de cliquer sur Send .​

Envoi en masse des factures : Vous pouvez envoyer plusieurs factures à la fois depuis la liste des factures. Sélectionnez les factures que vous souhaitez envoyer et cliquez sur Send en bas de la page.

Une fois que vous avez envoyé une facture au client, une icône d'enveloppe apparaîtra sur la page de la liste des factures. Lorsque vous ouvrez les détails de cette facture, vous verrez également quand elle a été envoyée, en bas dans la section "History".​

Notez que Quaderno enverra les e-mails quelques minutes après les avoir mis en file d'attente ; nous les regroupons et les envoyons à intervalles réguliers.​

Envoi de factures en PDF :

Chaque fois que vous envoyez une facture ou une note de crédit à un client, vous pouvez joindre le document en PDF. Ainsi, vos clients peuvent facilement télécharger le fichier et le conserver dans leurs archives.​

1. Accédez à la page des préférences.​
2. Cochez la case Attach invoices as PDF in your emails .​
3. Cliquez sur Save changes et c'est terminé !

Envoi à plusieurs adresses e-mail :

Dans le fichier du contact sur la page des contacts, il vous suffit d'ajouter plusieurs adresses e-mail (jusqu'à 3) séparées par des virgules.​

Pour les contacts Stripe, suivez ces étapes :​

1. Sur la page des contacts, créez un nouveau contact en utilisant le même nom que le contact original.​
2. Ajoutez toutes les adresses e-mail séparées par des virgules.​
3. Fusionnez le nouveau contact avec l'ancien.​

Envoi de factures traduites :

Par défaut, nous fournissons des traductions pour l'anglais, l'allemand, le français, l'italien et l'espagnol. Vous pouvez ajouter les vôtres sur la page des traductions.​

Pour envoyer toutes les factures dans la même langue, accédez à la page des traductions et supprimez toutes les langues sauf celle dont vous avez besoin.​

Questions fréquentes :

Puis-je envoyer des e-mails de factures depuis ma propre adresse e-mail ?

Quaderno vous permet d'envoyer des e-mails à vos clients directement depuis votre compte Quaderno. Cependant, il ne peut pas envoyer de reçus depuis votre propre adresse e-mail car nous ne pouvons pas prétendre être votre serveur de messagerie.​

Essayer de le faire entraînerait le blocage de vos e-mails de facturation (ceux que nous envoyons pour vous) par les filtres anti-spam, les condamnant à une mort lente dans le purgatoire des e-mails. Nous ne voulons pas infliger cela à nos précieux e-mails !​

Mais il existe une alternative ! Vous pouvez simplement utiliser ce modèle de zap sur Zapier pour envoyer vos factures. (Note : L'intégration Zapier est disponible avec le plan Startup et supérieur.)​

C'est tout. En quelques clics, vous pourrez envoyer vos reçus Quaderno depuis votre propre adresse e-mail.​

Puis-je ajouter des liens supplémentaires dans les e-mails de facturation ?

Vous pouvez ajouter des liens supplémentaires directement dans le corps de l'e-mail de facturation. Pour ce faire, accédez à la page des traductions et ajoutez des liens supplémentaires dans le message de la facture. Notez que ces liens seront disponibles pour tous vos clients.​

Puis-je voir à quoi ressemblent les e-mails envoyés aux clients ?

Vous trouverez l'objet et le corps de l'e-mail sur la page des traductions. Lorsque vous cliquez sur Send sur une facture, vous verrez également l'e-mail apparaître afin que vous puissiez le vérifier avant de l'envoyer.

Pourquoi mon client n'a-t-il pas reçu sa facture par e-mail ?

Si un client n’a pas reçu une facture par e-mail, il doit d’abord vérifier son dossier de spam ou courrier indésirable, au cas où le message s’y serait retrouvé.

Si un e-mail ne peut pas être livré, vous recevrez une notification. En général, cela est dû à l’un des cas suivants :

• Bounced : Il y a eu des problèmes (temporaires ou non) pour atteindre le serveur du destinataire. Cela peut être dû à une adresse e-mail incorrecte, une boîte de réception pleine ou un souci avec le serveur. Dans la plupart des cas, de nouvelles tentatives d’envoi seront effectuées.
• Dropped : L’adresse e-mail a déjà été signalée comme injoignable. Cela peut être dû à plusieurs échecs de livraison successifs, au fait que le serveur du destinataire a été identifié comme inaccessible, ou encore parce que le destinataire a marqué des e-mails précédents comme spam ou s’est désinscrit des communications.

Pour éviter ces problèmes, assurez-vous que vos contacts ont des adresses e-mail valides et à jour.