Importer des transactions
Vous pouvez importer des factures, des notes de crédit et des dépenses (appelées "transactions" par la suite) depuis d'autres systèmes comptables vers Quaderno en utilisant notre modèle CSV.
Vous pouvez effectuer cette opération lors de la configuration ou dans le cadre de votre flux de travail habituel sur Quaderno, autant de fois que vous le souhaitez. Veuillez noter que pendant la période d'essai, les importations sont limitées à 1000 transactions.
Quaderno utilise des fichiers CSV (Comma-Separated Value, valeurs séparées par des virgules) pour exécuter ce type de tâche en masse. Nous vous recommandons vivement de télécharger notre fichier d'exemple et d'y ajouter vos transactions en respectant le format expliqué ci-dessous : transactions.csv
Pour importer vos transactions, suivez ces étapes :
- Accédez aux pages des factures, des notes de crédit ou des dépenses, puis cliquez sur
Importdans le menu…. - Glissez-déposez ou sélectionnez votre fichier CSV dans la fenêtre modale.
- Une fenêtre contextuelle apparaîtra pour vous permettre de personnaliser l'association des colonnes et de fournir des précisions sur les champs.
- Un aperçu final des données importées s'affichera. Une fois votre vérification terminée, cliquez sur le bouton
Submit.
Détail des colonnes CSV
Veuillez prendre en compte les points suivants :
- Les transactions importées doivent utiliser leur propre numérotation pour éviter les conflits avec les séquences existantes. Utilisez le champ obligatoire
document_numberpour indiquer la séquence de numérotation de vos transactions. - Toutes les transactions importées seront étiquetées comme
imported. - Pour les transactions de remboursement
refund, le champrelated_documentest obligatoire. Il doit correspondre à un numéro de facture existant pour pouvoir être importé. - Lorsque des doublons de contact sont trouvés via les champs
contact_name+email_address, tout champ de contact laissé vide dans le fichier CSV sera supprimé de ce contact. Les champs
document_number,contact_nameetdescriptionsont obligatoires.Pour les dépenses,
document_numberest facultatif et sera utilisé commepo_number.- Pour les transactions avec taxes incluses, il est plus simple d'utiliser le champ
total_amount. Pour les transactions hors taxes, utilisezunit_priceavecquantity. L'un des deux doit obligatoirement être renseigné.
Colonnes et descriptions
| Colonne | Description |
|---|---|
| type | Type de transaction : sale (vente), refund (remboursement) ou expense (dépense). Pour les remboursements, related_document est requis et doit correspondre à un numéro de facture existant. |
| document_number | Numéro unique de la transaction. Veillez à utiliser une séquence distincte pour les documents importés. |
| document_date | Date de création, au format jj/mm/aaaa. Par défaut, la date du jour. |
| related_document | Obligatoire pour les remboursements. Doit correspondre à un numéro de facture existant. |
| contact_name | Nom du contact. Si la combinaison contact_name + email_address n'existe pas déjà dans Quaderno, un nouveau contact sera créé. |
| email_address | Adresse e-mail du contact. |
| address_line_1 | Première ligne de l'adresse du contact. |
| address_line_2 | Deuxième ligne de l'adresse du contact. |
| city | Ville du contact. |
| postal_code | Code postal du contact. |
| region | Région, province ou état du contact. |
| country | Pays du contact (code ISO à 2 lettres). Par défaut, le pays de votre compte. |
| tax_id | Numéro d'identification fiscale du contact (TVA). Obligatoire pour les ventes B2B ! Quaderno appliquera automatiquement l'autoliquidation pour les factures émises à des contacts disposant d'un numéro fiscal vérifié. |
| currency | Devise des montants (code ISO à 3 lettres). Par défaut, votre devise comptable. |
| description | Description du produit ou service figurant sur la facture. |
| total_amount | À utiliser uniquement pour les transactions avec taxes incluses. Montant total avec taxes incluses. Ne pas utiliser simultanément avec unit_price . Ex. : 120.00 |
| quantity | Nombre d'articles vendus. Par défaut : 1. |
| unit_price | Prix unitaire net. Obligatoire lorsque total_amount n'est pas renseigné. Ex. : 99.00 |
| discount_rate | Pourcentage de réduction à appliquer au document. À saisir avec deux décimales, sans le signe %, ex. : 10.00 |
| tax_1_name | Nom du premier taux de taxe appliqué à la transaction. |
| tax_1_rate | Taux de taxe à appliquer. À saisir avec deux décimales, sans le signe %, ex. : 20.00 |
| tax_2_name | Nom du deuxième taux de taxe appliqué à la transaction. |
| tax_2_rate | Deuxième taux de taxe appliqué. À saisir avec deux décimales, sans le signe %, ex. : 20.00 |
| tax_country | Pays de taxation (code ISO à 2 lettres) appliqué à la transaction. |
| tax_class | Code fiscal appliqué à la transaction. Par défaut, celui défini dans la page de préférences. |
| payment_date | Date de paiement, si le document est payé. Format : jj/mm/aaaa. |
| payment_method | Mode de paiement utilisé : credit_card , paypal , cash , wire_transfer , direct_debit ou other (par défaut). |